Tuyên bố trách nhiệm giải trình EUDR cần có những gì

Tuyên bố trách nhiệm giải trình (DDS) là văn bản biến quá trình thực hiện trách nhiệm giải trình của nhà điều hành theo EUDR thành một cam kết pháp lý. Văn bản này ngắn gọn, nhưng mỗi trường dữ liệu đều có hệ quả riêng. Bài viết này đi qua từng trường theo đúng Phụ lục II của Quy định (EU) 2023/1115, được sửa đổi bởi Quy định (EU) 2025/2650, và giải thích điều gì xảy ra sau khi tuyên bố được nộp. Để có cái nhìn đầy đủ, xem hướng dẫn EUDR của chúng tôi.

Ai phải nộp tuyên bố trách nhiệm giải trình?

Chỉ nhà điều hành: các công ty đưa một sản phẩm thuộc phạm vi điều chỉnh lần đầu tiên ra thị trường EU, hoặc xuất khẩu sản phẩm đó. Trước khi đưa sản phẩm ra thị trường, nhà điều hành phải thực hiện trách nhiệm giải trình, kết luận rằng rủi ro không tuân thủ là không đáng kể, rồi cung cấp một tuyên bố cho cơ quan có thẩm quyền thông qua Hệ thống Thông tin EUDR (Điều 4(2)).

Quy định (EU) 2025/2650 đã thu hẹp phạm vi này. Trước đó, thương nhân không thuộc diện doanh nghiệp vừa và nhỏ được đối xử như nhà điều hành, và các công ty hạ nguồn thường phải tự nộp tuyên bố riêng tham chiếu đến các tuyên bố thượng nguồn. Hiện nay:

• Nhà điều hành hạ nguồn (các công ty đưa ra thị trường sản phẩm được chế biến từ sản phẩm đã có tuyên bố) và thương nhân không phải nộp tuyên bố.
• Họ lưu giữ tên, địa chỉ bưu điện và email của nhà cung cấp cũng như khách hàng.
• Khi nhà cung cấp của họ là một nhà điều hành, họ cũng lưu giữ số tham chiếu của các tuyên bố.
• Nhà điều hành hạ nguồn và thương nhân không thuộc diện doanh nghiệp vừa và nhỏ phải đăng ký trong Hệ thống Thông tin.

Nhà điều hành sơ cấp quy mô siêu nhỏ hoặc nhỏ tại các nước rủi ro thấp, bán sản phẩm do chính họ trồng, thay vào đó nộp một khai báo đơn giản hóa một lần.

Các trường dữ liệu của tuyên bố trách nhiệm giải trình gồm những gì?

Phụ lục II liệt kê nội dung này. Sau khi sửa đổi năm 2025, nó gồm năm mục.

1. Nhà điều hành là ai?

Tên và địa chỉ của nhà điều hành và, khi sản phẩm vào hoặc ra khỏi thị trường EU, số EORI (mã định danh hải quan). Điều này gắn tuyên bố với một pháp nhân cụ thể mà hải quan và cơ quan có thẩm quyền có thể xác định.

2. Sản phẩm là gì, và số lượng bao nhiêu?

• Mã Hệ thống Hài hòa (HS) của sản phẩm.
• Một mô tả dạng văn bản tự do, bao gồm tên thương mại.
• Đối với sản phẩm chứa hoặc được làm từ gỗ, tên khoa học đầy đủ của loài.
• Số lượng. Đối với sản phẩm vào hoặc ra khỏi thị trường, số lượng được thể hiện bằng kilôgam khối lượng tịnh và, khi áp dụng, bằng đơn vị bổ sung được quy định cho mã HS đó.

Sự không khớp giữa mã HS hoặc số lượng trong tuyên bố với tờ khai hải quan là một trong những điều dễ bị cơ quan chức năng phát hiện nhất.

3. Sản phẩm được sản xuất ở đâu?

Nước sản xuất và tọa độ địa lý của tất cả các lô đất nơi hàng hóa được sản xuất. Đối với gia súc, là tọa độ địa lý của tất cả các cơ sở nơi vật nuôi được nuôi giữ. Nếu sản phẩm pha trộn hàng hóa từ nhiều lô đất, mọi lô đất đều phải được liệt kê.

Tọa độ địa lý nghĩa là vĩ độ và kinh độ với ít nhất sáu chữ số thập phân. Đối với các lô đất lớn hơn bốn héc-ta dùng để sản xuất hàng hóa khác ngoài gia súc, cần có đa giác mô tả chu vi lô đất. Trong Hệ thống Thông tin, vị trí có thể được vẽ trên bản đồ, nhập dưới dạng tọa độ, hoặc tải lên dưới dạng GeoJSON.

Đây là trường dữ liệu tốn nhiều công sức nhất. Với cacao, cà phê hay cao su thu mua từ nông hộ nhỏ, một container duy nhất có thể đại diện cho hàng trăm hoặc hàng nghìn lô đất.

4. Tuyên bố cam kết

Tuyên bố bao gồm văn bản cố định: “Bằng việc nộp tuyên bố trách nhiệm giải trình này, nhà điều hành xác nhận rằng việc thực hiện trách nhiệm giải trình theo Quy định (EU) 2023/1115 đã được tiến hành và không phát hiện rủi ro hoặc chỉ phát hiện rủi ro không đáng kể rằng các sản phẩm liên quan không tuân thủ Điều 3, điểm (a) hoặc (b), của Quy định đó.”

Điểm (a) là không gây mất rừng kể từ mốc thời gian cắt ngày 31 tháng 12 năm 2020; điểm (b) là được sản xuất phù hợp với pháp luật liên quan của nước sản xuất.

5. Chữ ký

“Ký thay mặt và đại diện cho”, kèm theo ngày tháng, tên và chức vụ của người ký, cùng chữ ký.

Mục trước đây về việc tham chiếu các tuyên bố hiện có đã bị xóa bỏ vào năm 2025, cùng với các quy tắc liên quan đến nó.

Tuyên bố không chứa những gì?

Tuyên bố là một lời khai, không phải bằng chứng. Nó không bao gồm đánh giá rủi ro, phân tích phá rừng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hay các cuộc kiểm toán nhà cung cấp. Những nội dung đó thuộc về hồ sơ trách nhiệm giải trình của nhà điều hành, cái mà nhiều công ty gọi là báo cáo trách nhiệm giải trình, mà nhà điều hành lưu giữ trong 5 năm và xuất trình cho cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.

Sự phân biệt này rất quan trọng. Việc nộp một tuyên bố khiến nhà điều hành phải chịu trách nhiệm về sự tuân thủ của sản phẩm (Điều 4(3)). Nếu một cơ quan kiểm tra nhà điều hành, cơ quan đó sẽ xem xét hệ thống trách nhiệm giải trình và tài liệu đằng sau một sản phẩm cụ thể (Điều 18). Một tuyên bố có các trường dữ liệu chính xác nhưng không có bằng chứng phía sau sẽ không bảo vệ được ai cả.

Điều gì xảy ra sau khi nộp một DDS?

Theo Quy định thực thi (EU) 2024/3084, được sửa đổi bởi Quy định thực thi (EU) 2026/1565:

1. Phân loại rủi ro tự động. Mỗi tuyên bố được phân loại ngay khi nộp và được gán một trạng thái rủi ro. Trạng thái này chỉ hiển thị với cơ quan chức năng.
2. Số tham chiếu và số xác minh. Hệ thống gán cả hai số này. Số xác minh bổ sung tính bảo mật: người dùng khác chỉ có thể xem được một tuyên bố nếu bạn chia sẻ cả hai số.
3. Khả năng bị trì hoãn hoặc từ chối. Cơ quan có thẩm quyền có thể trì hoãn việc cung cấp số tham chiếu trong khi họ kiểm tra một sản phẩm. Khi phát hiện rủi ro cao, họ có thể từ chối tuyên bố trong thời hạn quy định tại Điều 17(3). Một tuyên bố bị từ chối sẽ không còn bao phủ sản phẩm đó nữa.
4. Chuyển tiếp. Nhà điều hành thông báo số tham chiếu cho các nhà điều hành hạ nguồn và thương nhân mà mình cung cấp hàng (Điều 4(7)), và cung cấp số này cho hải quan trước khi thông quan để lưu thông tự do hoặc xuất khẩu (Điều 26(4)).
5. Lưu giữ hồ sơ. Nhà điều hành lưu giữ hồ sơ của tuyên bố trong 5 năm.

Hệ thống cũng cung cấp tính năng nhóm gộp (một tuyên bố tham chiếu đến nhiều tuyên bố trước đó) và số tham chiếu dự phòng cho các sự cố gián đoạn bất ngờ kéo dài hơn 60 phút, mà Ủy ban phải tổ chức trước ngày 30 tháng 12 năm 2026.

Có thể nộp tuyên bố tự động không?

Có. Hệ thống Thông tin có thể được sử dụng qua giao diện web hoặc qua dịch vụ web (một API) với các đặc tả kỹ thuật chung được Ủy ban công bố, cập nhật vào năm 2026. Đối với các nhà điều hành xử lý nhiều lô hàng, nộp tự động là cách làm thực tế: tuyên bố được tạo ra từ các hồ sơ vốn đã lưu trữ dữ liệu về sản phẩm, số lượng và lô đất, và số tham chiếu được ghi ngược lại vào lô hàng.

Ủy ban cũng vận hành một môi trường chấp nhận, bản sao của hệ thống sản xuất dùng để kiểm thử. Các lượt nộp tại đây không có giá trị pháp lý, và cần đăng ký riêng.

Làm thế nào để tuyên bố đáng tin cậy?

Mỗi trường dữ liệu trong tuyên bố chỉ đáng tin bằng dữ liệu đứng sau nó. Ba thói quen tạo nên sự khác biệt:

• Thu thập tọa độ địa lý ngay tại nguồn, với việc xác thực trong khi cán bộ hiện trường vẫn còn ở cùng nông dân.
• Giữ liên kết từ lô đất đến lô hàng, để tuyên bố liệt kê đúng các lô đất mà sản phẩm thực sự xuất phát, thay vì cả một chuỗi cung ứng.
• Tạo tuyên bố từ hồ sơ dữ liệu, thay vì nhập lại thủ công vào biểu mẫu.

Farmer1st tạo báo cáo và tuyên bố trách nhiệm giải trình từ dữ liệu cấp lô đất và nộp chúng cho EU TRACES, Hệ thống Thông tin EUDR, thông qua tích hợp trực tiếp. Xem Tuân thủ EUDR, Địa lý & đa giác và Tích hợp dữ liệu.