Rapport de diligence raisonnable (DDR)
Un rapport de diligence raisonnable (DDR) est un terme de praticien pour le dossier de preuves qui étaye une déclaration de diligence raisonnable EUDR (règlement européen sur la déforestation, RDUE) : géolocalisation des parcelles, analyse de déforestation et de légalité, informations sur la chaîne d’approvisionnement et mesures d’atténuation. L’EUDR exige ces preuves sans fixer de format de DDR.
Aussi appelé: DDR · dossier de diligence raisonnable · dossier de preuves
Pourquoi est-ce important ?
Une déclaration de diligence raisonnable est courte : une déclaration, des données produit et des géolocalisations. Les autorités compétentes qui contrôlent un opérateur demanderont ce qui se trouve derrière. L’EUDR impose aux opérateurs de conserver toute la documentation de diligence raisonnable pendant au moins cinq ans (article 12) et de pouvoir montrer comment les informations recueillies ont été confrontées aux critères de risque (article 10, paragraphe 4).
Dans les chaînes d’approvisionnement du premier kilomètre, les preuves sont produites en amont par les coopératives, les exportateurs ou les programmes nationaux. Le DDR permet à ces preuves de parvenir à l’opérateur sous une forme structurée et vérifiable.
Que contient un DDR type ?
- Le produit, la quantité, le pays de production et la date ou la période de production.
- La liste des parcelles avec leur géolocalisation et un contrôle de la qualité des géométries.
- L’analyse de déforestation par rapport à une carte forestière de référence et aux alertes satellitaires postérieures à 2020.
- Les informations de légalité pour le pays de production.
- La conclusion de l’évaluation des risques et les éventuelles mesures d’atténuation prises.
- Les coordonnées des fournisseurs et des clients, et une piste d’audit des modifications.
Pièges courants
- Des rapports produits une fois et jamais actualisés, alors que le règlement impose de réexaminer les évaluations des risques au moins une fois par an.
- Des preuves impossibles à relier aux lots ou aux parcelles exacts déclarés.
- Des PDF figés qu’on ne peut pas revérifier quand de nouvelles alertes apparaissent.
Farmer1st produit des preuves prêtes pour l’audit avec chaque déclaration, dans le cadre de son service conformité EUDR.
Questions fréquentes
Un rapport de diligence raisonnable est-il obligatoire au titre de l’EUDR ?
Le terme lui-même ne figure pas dans le règlement. Ce qui est obligatoire, c’est la documentation sous-jacente : les opérateurs doivent collecter et conserver les informations de l’article 9, documenter leur évaluation et leur atténuation des risques (articles 10 et 11) et conserver les dossiers de diligence raisonnable pendant au moins cinq ans.
Qui prépare un rapport de diligence raisonnable ?
Souvent un exportateur, une coopérative ou un système national le prépare pour l’acheteur qui soumettra la déclaration de diligence raisonnable, afin que l’opérateur puisse s’appuyer sur des preuves documentées depuis l’origine.
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